【律所運營管理專題】特色秘書工作
2018-01-04
［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運營管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動交流平臺。
鑒于上述，從本期開始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實錄，敬請關(guān)注。
今天分享的是金諾律師事務(wù)所常穎穎的《特色秘書工作》
部門年收入分析
TOP榜：
說到部門收入分析，在各行各業(yè)到年終的時候都會有這項工作，其目的就是想知道當(dāng)年的業(yè)績情況及工作情況，再可根據(jù)當(dāng)年情況調(diào)整下年工作計劃。
我本次講的是從一個部門的角度去分析整年的收入情況，其目的是什么的，我們來看下這個TOP榜，這些TOP榜數(shù)據(jù)分析的目的，就是我們所得到的某些信息。
具體我們依次來了解：
TOP1：
1、分析總額收入最高的客戶，我們當(dāng)年為他們提供了哪些業(yè)務(wù)及服務(wù)，這些業(yè)務(wù)或服務(wù)是否可以推廣給其它類似類型的現(xiàn)有客戶。其實這就變相的增加了事務(wù)所收入新源；
2、既然分析出值得推廣的業(yè)務(wù)，那么隨之下年度的推廣計劃內(nèi)容也就有了。
TOP2：
剛剛我們講的是年收入總額排名第一的客戶，現(xiàn)在我們分析是常規(guī)服務(wù)的客戶平均費率最低的有哪些。我們要深度分析為什么這個客戶費率這么低！是不是我們?nèi)粘５姆?wù)不夠密切，客戶對我們的了解不透徹，導(dǎo)致我們的合作機會變少？還是客戶認(rèn)為一些業(yè)務(wù)律師做不了，找了其他的機構(gòu)？這些都有可能。
那我們要改善。怎么改善？我們要加強對此類客戶的日常維護(hù)溝通，定期向客戶推廣事務(wù)所新業(yè)務(wù)。讓客戶真正的了解我們的業(yè)務(wù)能力。從而促成我們以后的合作機會。
TOP3：
收費高的項目， 一航情況都是專業(yè)化的項目或針對客戶的要求專門為其定制的項目。
通過這種分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，即使是專業(yè)化項目的產(chǎn)品收費高，但當(dāng)此類項目做一段時間后，也就轉(zhuǎn)為了普通業(yè)務(wù)。
1、我們要增加客戶的粘度，來說服客戶為其做定制化服務(wù)；
2、我們還要不斷的研發(fā)新的產(chǎn)品，然后向客戶推廣。
TOP4：
單純就是后續(xù)接收案件的收費依據(jù)
TOP5：
律師工作價值+年終考核依據(jù)：每個事務(wù)所年終頭疼的事就是評價律師以及獎金如何發(fā)放。就算評價完了，獎金也發(fā)了?？赡芤矔腥苏J(rèn)為自己獎金與付出不成正比。
所以我們根據(jù)這些數(shù)據(jù)對律師的年度工作進(jìn)行分析（工作量、辦案量及日常維護(hù)客戶情況等）。統(tǒng)計分析律師工作量即能體現(xiàn)律師的工作價值，又可為年終的考核提供有力的參考數(shù)據(jù)。
為什么說調(diào)整工作安排呢？因為我們剛說的那種考核方式是對正常業(yè)務(wù)工作律師的規(guī)則；
如果說安排這個律師做的業(yè)務(wù)是沒有營收的，但在事務(wù)所這個職務(wù)又是不能缺少的怎么辦？
那就特事特辦，我們制定另一套考核方式。
例如：一個做研發(fā)的律師，那我們 考核其在這一年中出了幾個研發(fā)成果，這些研究成果有哪些是可以推給客戶的。
部門收入數(shù)據(jù)源：只要有了指定的數(shù)據(jù)，就可以分析你所想分析的目的（舉例TOP1）;其實，數(shù)據(jù)源最核心的數(shù)據(jù)還是來源于工作單。只能你給客戶展示我們所為他做的工作的細(xì)項，客戶會更認(rèn)可我們的工作成果。
文件管理
一、文件不歸檔問題
1、律師工作很忙，沒時間處理。但當(dāng)然也有律師對自己的文件進(jìn)行歸檔整理的，但一人一個樣，所以即使做了這項工作，成果也不是不統(tǒng)一、不規(guī)范的。
2、離職律師資料交接問題：我想在坐的各位主任們應(yīng)該也有遇到過這樣情況的吧。律師離職了，但其所涉及的案件資料沒有進(jìn)行交接或交接資料不完整。
這種情況如有發(fā)生，首先客戶會對律師的服務(wù)質(zhì)量存質(zhì)疑。
二、不歸檔問題對客戶及事務(wù)所的弊端
在客戶來講，他是與事務(wù)所簽約，而不是與某一個律師簽約。所以假如當(dāng)某一個律師離職了，客戶找事務(wù)所來要其負(fù)責(zé)的某個案件資料而事務(wù)所拿不出來時，那客戶會質(zhì)疑我的服務(wù)質(zhì)量，懷疑我們是不是一個好所、一個規(guī)范的所、一個可以值得他們所依賴的律師。
對事務(wù)所來講，兩方面，首先，客戶來要資料，而我們又無法提供，這是在我們本次服務(wù)中出現(xiàn)了缺陷，我們會對客戶存在歉疚感；其次，在服務(wù)競爭優(yōu)勢來講，這將成為我們的一個短板。
三、規(guī)范文檔所能帶來的好處
提升律師事務(wù)所業(yè)務(wù)收入，降低律師的煩雜類工作量，從而讓其更為專注的處理業(yè)務(wù)工作；有效進(jìn)行風(fēng)險防控，部門合伙人不定期抽查律師給客戶提供的法律文件的質(zhì)量問題，為此進(jìn)行把關(guān)；同時也是客戶和律師考核依據(jù)，既然對文檔進(jìn)行了管理，就可以得出工作量數(shù)據(jù)，從而考核客戶及律師的參考數(shù)據(jù)。
結(jié)語
一個事務(wù)所要想規(guī)范、要想體現(xiàn)專業(yè)，就應(yīng)該有一個統(tǒng)一的模式來進(jìn)行文件管理。如配備專業(yè)人員來對它進(jìn)行管理。
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